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呼叫中心:你的管理办法可操作吗

作者: 许乃威,  出处:客户世界, 责任编辑: 金璞, 
2007-12-06 10:56
  呼叫中心管理的众多理论中,有一个普遍的问题,就是可操作性低。即使是大批大批国外的管理专家提出的管理方法,可操作性普遍都低。什么叫做可操作性低?

  这是一个很有趣的问题,但完全展现出来可操作性循环的重点:

  质检员打出来的这些分数,虽然是质检员测量的结果,但这是『产出』,却不是我们在可操作循环讲的『测量』,这就是大家最大的误区,如果不能分清楚这个差别,就会让质检作业继续陷入在可操作性低的过程当中,而失去真正改善座席员、改善流程、改善组织的机会。

  可操作性循环认为,质检分数只是产出,却还没有经过了真正的测量,因为测量是必须要得出结论,必须要有总结,但质检员的分数,只是一堆分数,没有总结,也没有结论。

  你可能会说,不对啊,质检员打了许乃威这个座席员在10月的分数,用10通录音文件的平均分数,给了超低分50分,许乃威这座席员不合格,特别烂,这就是结论,这就是总结啊!

  这恰恰是笔者要讲的重点,如果你沿着这循环,看下一个步骤,就是检验,你就会发现上面这结论是有严重问题的,笔者在几篇文章中都谈到,质检作业有6大测量问题是违反统计学原则的,如果你下的结论,就是质检员打出的分数,座席员就会有强烈不公平的感觉。

  如果你的质检作业,在质检员打出分数,然后进行扣工资的动作之后,就停住了,你质检员不断说,我跟班组长的对立怎么那么严重啊,这现象就非常容易理解了,因为你的质检作业可操作性太低,不是一个有效的可操作办法。

  一个有效的管理办法,在呼叫中心是互利的,对别人有利,对自己也有利,一个不可操作的管理办法,是制造冲突的,是没有进步可能的。

  质检作业在可操作性循环中的测量,是对质检员打出的分数进行测量,导引出来一些总结,例如某个班组在3个月里面,服务态度持续改善,但业务准确性却降低了,某个班组在10月主要犯的错误,前三名分别是帐务查询有错误、态度不佳、电话小结登记有错,而这前三名跟9月比较,帐务查询的错误,是首度登上了排行榜冠军,需要大家特别警惕。

  上面这些才是测量之后,由质检分数导引出来的总结,这些总结才对呼叫中心的改进,班组的改进,流程的改进,座席员的改进,起到指导性作用。

  更重要的是,这些总结可以拿来检验质检员打分是否有一致的标准,是否公平,是否有放水,因为质检分数看不出这些问题来,但总结性的结论,只要不合理,就轻易可以看出是的确有这些问题,还是质检员的尺歪了。

  有了这些总结和结论,班组长就可以和质检员坐下来,一起讨论班组技能的变化情况和变化趋势,大家有一个共同目标,就是改善班组的总体技能,而不是扣某个座席员的工资。

  如果质检分数只是扣某个座席员的工资,班组长被迫要跟座席员站在同一阵线,跟质检员的对立只会升高而不会降低,但班组长如果和质检员有了共同目标,彼此合作就会产生。

  套用这样的思路,换句话说,要让质检作业变成有操作性,操作性要高,测量和检验这两个过程才是重点,测量必须要由质检分数导引出有指导性的总结和结论,而检验就是检查这些总结和结论是否具有有效性。

  最后再藉由这些总结和检验结果,改善我们组织、班组、流程、座席员,甚至质检员的作业流程。

  呼叫中心大部分的管理办法,都没有思考可操作性,可操作性都很低,这样的管理办法,没有进步的可能性,也没有对组织和组织成员提供了真正进步的机会。

  再举一个例子,我们设计了一个投诉处理的流程,「投入」到呼叫中心开始实施,我们发现这个流程的效率不好,决定进行改造,对流程进行了一些改变,有了新的「产出」,就是那些被处理好的客户投诉,那我们要如何「测量」流程改造之后到底是进步还退步呢?

  也就是我们改造了流程,就只是单纯的相信这样的改造是有效的,还是我们有一个办法来测量呢?

  我们可以使用下面三种指标:

  我们测量了这个改造后流程的平均处理时长、处理合格率,还有平均处理时长的标准差,发现这三个指标都同时表现出进步的情况,我们很高兴的下了结论:这次的流程改造起到了作用。

  但在可操作性循环中,不要忘了,你测量完之后,还必须进行检验,刚刚我们只是进行了测量,发现平均处理时长、处理合格率,还有平均处理时长的标准差,这三个指标都同时表现出进步的情况,但我们的测量是有效的吗?

  但这项测量中,最重要的,显然是需要测量这个流程的处理时长,而这个数据是很多呼叫中心都没有的,大部分呼叫中心都只有统计每通电话的处理时长,但没有对这通电话是属于那个流程进行分类,问题很明显,必须要先把电话按照流程分类,我们才有办法得到正确的数据。

  这项测量中另外一个重要的数据,就是处理合格率,这项数据的来源是什么?主要来源应该来自于质检员。那这问题又进一步扩大,我们就必须要检验质检员打出的处理合格率是不是有效。

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